Bestäm vem som skickar
Fråga i bokningen vem som underrättar Polisen om just er tur. Anta inte att någon annan redan har gjort det, för det är precis så det glöms bort. Skriv ner svaret tillsammans med resten av bokningen.
Den som skickar behöver få alla ändringar efteråt. Bestäm därför också vem i klassen som håller den personen uppdaterad, och vem som tar över om kontaktpersonen är borta.
Rätt kontaktväg för er region
Polisens sida om studentflak har regionala mejladresser och, för vissa kommuner, egna formulär. Gå via den aktuella sidan varje år. En adress som en äldre klass använde kan ha bytts ut.
Följ det format som efterfrågas. Har er kommun ett formulär, använd det i stället för ett eget mejl.
Uppgifterna Polisen frågar efter
Polisen efterfrågar bland annat färdväg med start och mål, datum och tid, fordonstyp och registreringsnummer, antal deltagare, ansvarig för transporten med telefonnummer och vilken skola ni går på. Kontrollera listan på Polisens sida inför ert år.
Fordonsuppgifterna kommer från bokningen, inte från klassen. Har ni inte fått registreringsnumret än, vänta med att skicka eller fråga hur ni ska göra. En gissad uppgift skapar mer problem än en sen.
Start och mål som en främling hittar
"Vid skolan" räcker sällan. Skriv gatuadress eller en tydlig plats, som en namngiven parkering eller entré. Ett smeknamn som alla i klassen kan är okänt för den som läser anmälan.
Använd de platser som är avstämda för körningen. Har ni bara en idé om var turen ska sluta, stäm av den innan den hamnar i underrättelsen. En skiss eller kartlänk kan hjälpa, men den ersätter inte formatet Polisen ber om.
En underrättelse är inget tillstånd
Ett trafiktillstånd behövs inte för en ren persontransport på flak; det har Transportstyrelsen svarat skriftligt. Underrättelsen till Polisen är något annat: den berättar var och när ni åker. Kalla den inte för ett tillstånd i klassen.
Spara en kopia av det ni skickade och eventuella svar. Ett skickat mejl, ett mottagningskvitto och ett svar i sak är tre olika saker. Reglerna för studentflak samlar resten av villkoren för fordon och förare.
När något ändras efter inskicket
Ny starttid från skolan, en annan bil eller fler deltagare kan göra underrättelsen inaktuell. Säg till den som skickade och beskriv vad som skiljer sig. Följ Polisens instruktion för hur en uppdatering ska lämnas.
Inför dagen behöver flakvärdarna känna till färdvägen och kontaktvägen till föraren. Deltagarna behöver bara veta var de ska samlas och vad som gäller. Guiden om flakvärdar och bokningsguiden tar upp resten.